簡単な依頼を早く返す

レスポンスを早くすることはブランドを醸成します。特に簡単な依頼は早く返すことが大切です。
連絡先の確認や、会議やイベントへの出欠確認、そうした依頼が来た場合は、すぐに返しましょう。

すぐに返すことを意識しておくと二つ良いことがあります。

一つは、レスポンスが早いという評判が立つということです。
会議の出欠など、仕事面のスキルは全くいりません。単なる判断とスケジュールの把握です。
早く返すことで、仕事が早いという意識を積み重ねていくことができます。

私が以前、営業企画をしていたときに、部内の課長に対して様々な依頼を出していました。
その中で、Ｔさんという課長は、どんな依頼に対しても必ず早期にレスポンスをくれていました。
また毎月行うような業務管理やセキュリティに関するチェックも必ず速攻で終わらせていました。

仕事の中には形骸化していてやる必要性の怪しいものもあります。しかし、Ｔさんは必ずすぐに終わらせていました。

不要だからといって、やらないのはマイナスです。まずサクッと終わらせるのです。仮に時間がかかるとしても最短で終わらせるやり方を見つけるのです。
そのうえで、その仕事をなくしていく働きかけをしていきます。
自分は最短で終わらせるから、他の人もできるでしょうというのは、誤りです。しかし、一旦決まったルールを、やらないで、終わらせようとするのもルール違反です。

二つ目は、準備をするようになるということです。
会議の出欠はスケジュールを把握していないとできないので、早く返すためには、スケジュールを素早くチェックするという行動がセットになってきます。
早く返すことを突き詰めていくと、行動に無駄がなくなってきます。
定型的な業務は特に重要です。
返すまでの一連の流れを極めていくことが大切です。

簡単な仕事といっても場合によっては自己で完結せず、周りのメンバーに確認をする必要がある依頼もあります。先ほどの出欠でいえば、自分だけでなく、メンバーの出欠も確認する場合です。そんなときも、あらかじめメーリングリストを作成しておく、チャットでグループを組んでおく、受け取った瞬間に、指示を出して、依頼が止まっている時間を最小化する。こうすることで、仕事が早くなってきます。

簡単な依頼は反射神経を伸ばす最高の訓練材料なのです。

【明日のために】簡単な仕事を極める